Med rätt utrustning på rätt plats går det att få ett möte mer lyckat och effektivt. Det blir allt mer vanligare för konferensanläggningar att erbjuda praktiska lösningar som kan behövas för att göra ett möte mer effektivt. Oavsett hur många ni är så finns det alltid mötesrum för allas behov – alltifrån grupprum till större konferenssalar. Teknisk utrustning så som Projektorer, TV skärmar och whiteboard tavlor är sådant som oftast ingår i bokningen. Gratis wifi är en självklarhet för ett fungerande möte, och för mer professionell utrustning och service går det alltid att önska eller välja som tillägg. Vad bör man då använda för de olika möten och vad finns det för program som kan göra mötet smidigare?

Effektivare möte med rätt utrustning

Konferensanläggningarna är väl medvetna om att alla arbetar på olika sätt och använder olika former av studietekniker och arbetssätt. Många möten kräver speciell utrustning för att fungera och därför finns det speciella rum som är utrustade för dessa behov. För ett standardmöte behövs kanske inte något specifikt system för att klara av mötet men det kan vara bra att veta att skärmat eller projektorer brukar oftast ingå i de flest rum. Det går självklart att önska eller skicka en notering om viss teknik till anläggningen så att de kan förbereda och rigga upp utrustningen innan mötet.

Vikten av en bra teknisk utrustning

En fungerande teknisk utrustning är A&O för att en konferens skall gå smidigt. Skall ni till exempel bara ha ett snabbt säljmöte kanske du enbart behöver en dator med bra uppkoppling. Men vid större möten med fler medlemmar så bör ett fungerande system finnas på plats för att mötet skall bli så effektivt som möjligt. Utan viss teknik kan problem så som missförstånd, svårt att höra eller se uppstå och kan leda till bristande tidsram och dålig stämning, så se till att all teknisk utrustning fungerar innan ni sätter igång. Olika användningsområden för teknisk utrustning:

Möte på två olika håll

Videokonferensmöten är mycket vanligt för företag som arbetar på två eller flera orter. Har man ett team utspritt över hela Sverige eller kanske till och med ett kontor utomlands som skall delta i mötet så måste man ha en bra uppkoppling samt någon form av programvara för videokonferens. Två bra och vanligt förekommande alternativ för en lättare videokonferens är Skype och teamviewer. Dessa två programvaror är bra för att föra en enklare videokonferens. Man kan även dela skärm för att minska missförstånd och spara tid.

Möte: Presentation & Redovisningsmöten

Har ni ett möte för redovisning och presentation kan det vara bra att hyra ett konferensrum med projektor och duk för till exempel Power point presentation, whiteboards brukar oftast redan finnas på plats i de större rummen och kan vara bra om ni vill variera presentationen med fysisk demonstration.

Konferens för Utbildningssyfte

Det finns även konferensrum för utbildningssyften och där kan en TV skärm bland annat vara att föredra. Beroende på vad ni har för utbildning så har anläggningen även inkluderat denna typ av möte och dess utrustning i sin planering.

Föreläsningar

Om ni har planerat föreläsningar i en större sal så kan det vara användbart med ett högtalarsystem och mikrofoner så att ljudet nås ut till deltagarna. Dessa special utrustningar finns enbart i större lokaler som aula eller salar, kontakta konferensanläggningen för special utrustning så hjälper de er att boka rätt.

Smarta digitala verktyg för att underlätta mötet

Slack har blivit allt mer populärt bland företagen och används idag flitigt av många. De som inte kan vara delaktiga i ett möte kan följa med i Slack för att se diskussioner och vad som togs upp på mötet. Ett annat bra verktyg är Trello. Trello används för att föra en planering samt tilldela projekt och uppgifter till teamet. Du kan även ladda ner ett tillägg som estimerar hur mycket tid du lagt på varje uppgift. Dessa program används även utöver mötessyften och kan vara smidiga vid projektplaneringar. En liknande variant av Trello är Asana. Upplägget och layouten tillåter er att dela in de olika projekten kategorier, göra ”To Do”-listor och mycket annat. Man kan lägga till färgetiketter och tilldela de olika uppgifterna till medlemmarna, dela dokument, kommentera och även se kalenderfunktioner och deadlines.

Slutligen så finns det möten som inte alls kräver någon större teknisk utrustning men det kan vara bra att planera vilket behov ni har av material och utrustning innan ni bokar mötet så ni inte kommer på i mitten av mötet det ändå hade vart bra att demonstrera sin idé på en skärm eller tavla.

Leave a comment

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

sjutton − elva =