Hur gör man för att få konferensen ihågkommen och deltagarna mer engagerade under mötet? En konferens utan några pauser och med en dålig föreläsare är ingen bra combo men det finns såklart hjälpmedel och knep för att underlätta och göra konferensen mer intressant och ihågkommen.

Konferenslokal i en inspirerande miljö

Det kanske inte är lätt att ordna en intressant miljö när ni redan bokat ett konferensrum i city. Såklart finns det möjligheter att piffa till lokalen på plats genom att ändra stolsmöbleringen och placera ut växter, märker ni när ni kommer till rummet att miljön inte är såvida inspirerande som ni hade hoppats så går det att lösa.

En annan idé är att efter pausen be deltagarna byta plats med sin granne, detta är bra för två olika skäl, dels ser de mötet från en annan vinkel och dels finns det chanser att hälsa på en granne de inte har hälsat på innan eller har större kontakt med. Det kan även vara bra att sära på de personer som alltid bollar idéer ihop, byter man partner att bolla idéer med lär sig alltid någon något nytt.

 

Inled mötet på bästa sätt

Välkomna deltagarna med positivitet och repliker som ”Visst är det härligt att vi får vara här och ändå få betalt” eller något annat skojfriskt som deltagarna inte förväntar sig. Där emot är det en fin gräns mellan att vara rolig och tramsig så för mycket av det goda är inte heller bra. Inled sedan med att vara tydlig om dagens agenda och varför deltagarna är där. En bra agenda kan se ut på många sätt men här är ett exempel på ett möte för att diskutera mål och företagets framtid:

  1. Första agendapunkten är att få deltagarna att känna två saker; positivitet och allvar.
  2. Beskriv en röd tråd i agendan och var pedagogisk och tydlig med hur upplägget av dagen.
  3. Innan ni börjar mötet och går igenom mål och syfte för dagen så påminn deltagarna om varför ni finns och varför ni gör det ni gör. Kommunicera en tydlig målbild och punkta upp delmål. Det gör att deltagarna inte tycker att det är lika jobbigt att nå målet.
  4. Dela in delmålen i aktiviteter som deltagarna skall göra. Visa att de har en valmöjlighet och påverkan då blir målet roligare att handskas med.
  5. Dags att värdera företaget. Beskriv företaget som en vän. Vad kan vännen bli bättre på? Vad kompromissas det inte om och hur kan ni stötta vännen? Detta steget är svårast men effektivast om ni gör det på rätt sätt.
  6. Mot mötets slut återgår ni till de aktiviteter ni tidigare pratat om samt värdering av företaget och diskuterar mätbarhet, var tydlig med att detta kommer följas upp senare.
  7. Avsluta alltid med ett leende och en rolig aktivitet.

Glöm inte att inkludera flera raster så deltagarna kan hämta sig under pausen. Har ni lunch med i agendan se till att det finns utrymme för mingel efter lunchen detta är bra för att dela det man tagit till sig under konferensen på så sätt blir det lättare att komma ihåg vad som tagits upp under förmiddagen.

 

Interaktivitet ökar effekten av föreläsningen

Detta gör att deltagarna kommer ihåg vad som sagts under mötet. Interaktivitet sägs hjälpa deltagarna att komma ihåg vad som sagts under mötet. Människor minns ofta väldigt lite efter konferenser. Det finns studier som visar att en av de sämre metoderna för att påverka andra är genom föreläsningar, i snitt minns deltagarna bara 5 procent av innehållet. För den som däremot är delaktig i samtal och experiment närmar sig motsvarande siffra 70 procent. *

Att varva föreläsning med aktiviteter är därför ett effektivt sätt för deltagarna att dels engagera sig och dels komma ihåg vad som sades på mötet.

 Roliga tänka övningar

  • Spotta ord på tid x 3 – Ni får ett papper och ett ledord som ni sedan skall accesser runt, det skall vara idéer, skriv ned allt på ett papper under 1 minuts tid, upprepa 3 gånger och byt papper med varandra, ni kommer ha så mycket idéer när ni är klara
  • Klassisk mind mapping
  • Måla skisser på idéer
  • Ord för ord – Detta är ett kreativt sätt för att få alla att delta. Deltagare 1 säger ett ord exempel en produkt ni ska sälja, nästa person säger ett karaktärsdrag eller beskrivande ord exempel doftande och person nr 3 ett verb osv, till sist har ni fått en helt ny färdig idé om en produkt som doftar och skall göra något. Detta kan översättas i alla branscher och marknader men är mest effektivt för produktutveckling men funkar lika bra för att hitta sin målgrupp till exempel.

Dessa tips fungerar självklart för olika typer av möten men är mest fokuserat på större grupper i vissa fall. Slutligen är det en god idé att bjuda in deltagarna i diskussioner och fråga frågor under tiden som ni eller extern talare pratar. Trots allt så är detta ett gott tillfälle till att föra in glädje i företaget.

Leave a comment

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

12 + 4 =