Samtidigt som dagens företag vill bli allt mer digitala, ökar betydelsen för det fysiska mötet mellan människor. Att kunna skapa kontakt och nätverk är viktigt för företag och för människor. Men vad är skillnaden mellan fysiska och digitala möten? Kan man komma undan med enbart digitala möten och hur viktigt är det fysiska mötet egentligen?

Dagkonferens för digitala nomader

Förutom det fysiska mötet där man träffas och håller möte i en och samma möteslokal så finns det några andra varianter för att delta digitalt.

  • Telefonmöte
  • Videosamtal, t.ex. Skype eller FaceTime
  • Skärmdelning, t.ex. TeamViewer
  • Videokonferens med professionell utrustning

Telefonmöten kan ske varsomhelst eftersom telefonen bärs med överallt, videosamtal kan göras antingen över telefon eller dator, medan skärmdelning primärt sker från en dator, ibland kombinerat med telefon. Videokonferenser med professionell utrustning inkluderar exempelvis en skärm eller projektor, bra högtalare, samt mikrofon. Om ni vill ha en ostörd plats att hålla mötet i, om ni saknar den utrustning som behövs för att hålla ett digitalt möte, eller om ni vill känna er extra trygga med att all teknik ska fungera problemfritt, då kan ni självklart boka ett externt konferensrum för att hålla ert möte. Många anläggningar erbjuder riktigt bra utrustning som kan anpassas efter era behov. Att hålla i eller att delta i digitala möten har dock några för och nackdelar.

Fördelarna med ett digitalt möte:

  • Du kan befinna dig var som helst med internetuppkoppling, exempelvis hemifrån eller utomlands
  • Är företaget eller teamet utspridda geografiskt så är digitala möten ett billigt och miljövänligt alternativ
  • Det är enklare att synka tiden för mötet när mötesdeltagarna inte behöver ta sig till en specifik plats

Nackdelar med ett digitalt möte:

  • Tekniken kan krångla, exempelvis dålig ljudkvalitet eller problem med kablar och adaptrar
  • Det kan vara svårare att visualisera eller effektivt lösa problem
  • Viss teknisk förkunskap kan behövas
  • Det är en större risk för missförstånd och att prata i mun på varandra

Skillnaden på ett digitalt och ett fysiskt möte

Samtidigt som allt fler företag väljer att digitalisera sin verksamhet, verkar inte behovet av det fysiska mötet minska. Det kan bero på att det är mer tidseffektivt att exempel lösa problem när man sitter på plats i samma rum. Hjälpmedel som TeamViewer med skärmdelning eller videosamtal över Skype kan självklart lösa ett och annat problem, men många tycker att det mest effektiva mötet sker när två eller fler människor möts och arbetar tillsammans på en fysisk plats.  

Enligt Robin Teigland, professor i företagsekonomi på Handelshögskolan i Stockholm, har forskare uppskattat att hela 80 procent av alla nya produktidéer kommer från medarbetarnas informella nätverk. Även om de informella nätverken kan vara digitala, så byggs de ofta upp genom att personer träffas fysiskt. Det kan bero på att fysiska möten vanligtvis är mer effektiva, exempelvis då kommunikation och kunskapsutbytet går snabbt.

Fördelarna med ett fysiskt möte

Ett fysiskt möte har många fördelar – trots allt faller det naturligt för människan att mötas och nätverka med varandra. Det finns några punkter som sticker ut lite extra som gör att det fysiska mötet fortfarande är viktigt i vår digitala värd.

  • Fysiska möten mellan människor har stor påverkan på både energi, humör och motivation
  • Missförstånd kan undvikas när man enkelt kan se alla deltagares kroppsspråk
  • Mötet flyter på smidigt, då det är tydligt vem som ska tala eller om någon inte hänger med
  • Problemlösning och effektivitet kan öka
  • Man kan avsluta ett möte ordentligt utan plötsliga avbrott
  • Det är lättare att få tillgång till fysiska dokument eller material

Ingen vet exakt hur framtiden inom konferens- och mötesmarknaden kommer att se ut, men att fysiska möten inte helt kan ersättas med digital utrustning utan även framöver kommer ha en viktig roll är tydligt. Oavsett vilken typ av möte ni än väljer, finns alla förutsättningar för ett lyckat och effektivt möte på alla de anläggningar som hyr ut möteslokaler. Vill du enkelt söka och jämföra utbudet gör du det smidigt på TimeToMeet.

2 thoughts on “Nya tider för dagkonferenser: Fysiska möten i en digital värld

  • kent

    Vi använder den analoga LiteManager för fjärrövervakning på jobbet, för möten, för hjälp. Eftersom priset är mindre än Teamviewer, om vi pratar om kommersiell användning.
    Tack, mycket bra artikel!

    Svara
    • timetomeet

      Hej Kent,
      Tack för dina tankar! Jag ska kolla närmare på LiteManager. Vi kör i dagsläget en hel del webbdemos där vi kombinerar ett telefonmöte med tjänsten Join.me, där man smidigt kan dela sin skärm under mötet.

      Vänliga hälsningar,
      Anders, TimeToMeet

      Svara

Leave a comment

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

fyra × två =