Att välja konferensanläggning till kommande konferens är inte alltid ett självklart val. I dagsläget finns det flera valmöjligheter på anläggningar och lokaler och det kan bli svårt att bestämma sig.
En god idé kan vara att börja titta på mötets mål och syfte. Är det tänkt att inkludera utomhus aktiviteter i konferensen kan en längre konferens med utrymme för detta vara något att se över medan ett dagsmöte i city kan vara tidssparande och effektivt då det ligger mer centralt och tillgängligt.

Vad är då skillnaden på att boka ett mötesrum i city eller ut på landet?

Att välja ett konferensrum inne i city kan vara effektivt om du skall ha ett dagmöte och har deltagare eller kollegor som kommer från andra städer och skall hitta runt, det är också större utbud på restauranger och kaféer om ni väljer att äta ute. Dock är det kanske inte samma natur som ute på landet och rymmer mindre grupper. Om ni är en stor konferensgrupp som vill jobba exempelvis med teambuilding aktiviteter eller workshops kan man kolla efter en konferensanläggning en bit bort från stan.

Fördelar med att boka dagkonferens i city

– Att välja ett mötesrum för en dagkonferens i Stockholm city är både effektivt och tidssparande just för att du har allt lättillgängligt runt omkring.
– Oavsett om du åker med bil i stan eller kollektivt så är det oftast lätt att ta sig fram och bra skyltat så du smidigt kan hitta rätt väg.
– Valmöjligheter på lunchen. Det är en frihet att kunna välja vad man vill äta, om det inte redan bjuds på lunch på anläggningen så finns det alltid en rad restauranger som erbjuder luncher runt om.
– Spontana stadsevent. Är ni ute efter något speciellt eller vill hålla en afterwork efter mötet så är det nästan alltid någon tillställning i stan att utforska.
– Fördelar med att boka övernattningskonferens på landet
– Utrymme för större grupper. Att boka en övernattningskonferens ute på landet innebär oftast att du erbjuds större lokaler för större konferensgrupper.
– Du slipper tänka på parkeringsplatser och parkeringstider.
– Byte av miljö för ny energi. Att komma ifrån kontoret kan både vara skönt och inspirerande.
– Passar bra för längre konferenser med utomhusaktiviteter och teambuilding övningar eller företagsutbildningar.

Några viktiga saker att tänka på innan du bokar möte

– Se över möjligheter till parkering och vägbeskrivning. Samma gäller med tillfälliga vägarbeten eller omdirigeringar. Oavsett om du har möte i city eller på landet så är det bra med tidsmarginal för eventuella trafikstörningar på vägen.
– Hur många blir ni och vilka kör respektive åker kollektivt? Kan man samåka är det bra, gör upp ett körschema så sparar ni tid, kostnad och frustration.
– Kolla upp allergier innan ni bokar och be personalen notera specialkost för att slippa leta efter alternativ.
– Kolla upp vilka avbokningsregler som gäller. Blir någon av deltagarna sjuk på plats eller skadas kan det vara bra att veta dina rättigheter.
– Extra deltagare bör noteras och inkluderas i bokningen. Så som extern talare, sekreterare eller övrig extern personal som medverkar i mötet bör inkluderas i bokningen.
-Föra dokument och uppföljningsprogram. Det är alltid bra att föra dagordningsdokument och avsluta konferensen med en utvärdering för att senare kunna se vad som togs upp på mötet, detta gäller lite längre konferenser med större grupper.

Har miljön någon större betydelse för konferensdeltagarna?

Oavsett vad för typ av möte ni skall ha så kan det självklart vara bra att variera miljöer för att få nya perspektiv och inspireras. Det går att konstatera att ett mötesrum i centrala stan är smidigare och effektivare för ett snabbare möte medan ett möte ute på landet ger ett miljöombyte och kan vara bra för större och längre konferenser. Slutligen handlar det självklart om konferensens mål och syfte.
Vare sig du planerar en övernattningskonferens för en längre agenda eller ett dagsmöte centralt i stan så finns det alltid något för alla och om du är osäker på vad som passar er bäst så finns det bokningssajter som hjälper dig att hitta rätt.

 

PS. Letar ni efter kontorslokaler? yta.se är Sveriges modernaste marknadsplats för kontor. Gå igenom hela utbudet av lokaler och ta kontakt med mäklare direkt på yta.se. yta.se – Hitta lokaler. Enkelt.

Leave a comment

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

2 × 4 =