Vad innebär det för företag att bjuda in till möte på sitt kontor respektive hyra mötesrum på annat håll? Ett fysiskt möte kan vara bra för många saker exempelvis projektmöten, anställningsintervjuer eller workshops. Men är det egentligen någon större skillnad på vart mötet hålls?

Skillnaden på externa mötesrum och möte på eget kontor.

Att ha ett möte på sitt egna kontor innebär oftast att du är värd/värdinnan och att det är du som ordnar allt på plats och ser till att kaffe finns och eventuellt tilltugg vid längre möten. På externa mötesplatser ingår det som service vid bokning, att du blir serverad mat och dryck är både bekvämt och effektivt då du kan lägga all fokus på mötet i stället. Exempel på typer av externa möten kan vara kundmöten, styrelsemöten, workshops för teambuildning och andra former av företagsutbildningar. Mötestyper för kontor är oftast avsedda för kortare dagsmöten och kan vara intervjuer, säljmöten, uppföljningar, projektmöten med mer.

Fördelar med att boka möte på en anläggning

Det finns flera fördelar med att ha sitt möte på en extern plats oavsett om ni är ett litet företag med få deltagare eller ett stort. Framför allt kan en fördel vara att det finns bättre utrymme och utrustning externt. Andra fördelar kan vara:

Ingen platsbrist – Har ni ett litet kontor eller dåligt med lediga rum så är det en god idé att boka ett externt mötesrum. Då kan man även välja möblering av hur du vill sitta som tillval och det finns mängder av tillgängliga rum att hyra.

Bättre utrustning – Oftast är utrustningen redan riggad och färdig för användning när man bokar ett externt möte, slipp it-krånglet på plats och låt personalen stå för det tekniska.

Du blir serverad – Ibland är det gott att bara luta sig tillbaka och låta anläggningens personal sköta resten, på så sätt slipper du stå för servicen innan, under och efter mötet och kan fokusera på ditt deltagande under mötet.

Höjd kreativitet – Att bryta vardagsmönstret och få komma ut och träffa nya människor och få nytt perspektiv är både roligt och inspirerande. Ett trevligt möte i en ny miljö höjer kreativiteten och tankeflödet.

Koncentration – Att få maximal koncentrationsmöjlighet och kunna fokusera på mötets syfte kanske kräver en neutral mötesplats att hålla sitt möte på. Du stör ingen utanför mötet och ingen stör dig utifrån.

Fördelar med att hålla mötet på eget kontor

Om det bara är ett snabbt säljmöte eller intervju kan ett möte på eget kontor vara mer effektivt och tidssparande. Du kanske till och med blir mer avslappnad av att vara i en miljö du känner dig trygg i. Andra fördelar med att ha ett eget mötesrum kan vara:

Tillgång till alla dokument – Fördelen med att ha sina möten på eget kontor är såklart att du har alla dokument samlade på ett och samma ställe, du slipper bifogade dokument eller externa lösningar och om du glömt att skriva ut något så finns det tillgång till detta på hemmaplan.

Rundvisning innan mötet – Är det en ny person/ nya deltagare som tidigare inte sett ert kontor kan detta vara ett bra tillfälle att vinna deras förtroende och visa runt dem innan mötet börjar.

Det blir kostnadseffektivt – Att hålla möte på ett eget kontor är ett billigare alternativ och det tillåter dig att vara mer flexibel runt exempel matkostnader.

Omgiven av kollegor – Skulle något hända eller om du behöver hjälp så har du alltid någon snäll kollega som kan hjälpa till på plats.

Även om du har ett litet eller stort företag så kan det vara bra att se över era resurser innan ni bestämmer er för vart ni vill hålla mötet. Ett tidssparande och mer bekvämt alternativ för större möten är bokning av extern möteslokal, det är en trevlig möjlighet att bryta dagrytmen och bli serverad både med teknisk utrustning och lunchmöjlighet. Är det bara ett snabbt möte mellan få kollegor går en kaffe på kontoret snabbt och enkelt. Hos TimeToMeet finns bra valmöjligheter på rum och anläggningar som erbjuder valtillägg för mat och dryck, möbleringsmöjlighet och teknisk utrustning för ett lyckat möte. Här kan du även jämföra anläggningar direkt online och boka det som passar er bäst.

Lämna en kommentar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *